dematerialisation document rh

Lorsqu’on dit « dématérialisation », l’on parle notamment de dématérialisation des documents et des factures. Dans le premier cas, il s’agit de les numériser pour divers objectifs, dont la diminution de l’usage du papier avec l’économie que cela permet et le geste écologique que cela constitue. Dans le deuxième cas, on n’a plus recours à des factures en format papier, mais plutôt à des factures électroniques, pour les mêmes objectifs que la dématérialisation des documents, mais également pour réduire les coûts de traitement et d’archivage des factures, les délais de paiement, etc.
Pour la fonction RH, outre la dématérialisation des documents et des factures y afférents, on parle également de dématérialisation des processus RH. De quoi s’agit-il ? Pour quels avantages ?

La dématérialisation des processus RH, de quoi parle-t-on ?

archivage document rhLa dématérialisation des processus RH a notamment été permise grâce au SIRH ou Système d’Information Ressources Humaines. Il s’agit d’un programme informatique permettant l’automatisation et le suivi de certaines tâches en rapport avec la gestion des ressources humaines.
Entre autres, le SIRH a permis la dématérialisation des demandes de congés respectives des salariés, la convocation à une formation d’un ou plusieurs collaborateurs, la demande d’ouverture d’un poste, ou encore les entrées et sorties des employés de l’entreprise. Ce système a également permis la dématérialisation du dossier salarié, regroupant notamment les données personnelles de chaque collaborateur, ses informations professionnelles, les informations sur ces compétences, ainsi que les différentes historiques (les absences, les évaluations et d’autres documents nécessitant un suivi).

Dématérialiser les processus RH : des avantages sans conteste !

La dématérialisation des processus RH apporte trois principaux grands avantages : au niveau organisationnel, au niveau économique et au niveau écologique. Des avantages indéniables auxquels nombreux ont déjà pu profiter.
Au niveau organisationnel, la dématérialisation des processus RH permet de collecter et d’analyser plus facilement les données, celles-ci étant d’ailleurs plus fiables et mieux sécurisées. Une plus grande traçabilité des processus et des documents est également au rendez-vous. Grâce à la facilitation de la recherche d’information, le gain de temps est d’autant plus grand. Enfin, le procédé permet de mieux harmoniser chaque processus.
D’un point de vue économique, le fait de dématérialiser les processus et les documents RH diminue les dépenses allouées aux papiers et autres consommables comme les encres d’imprimante, par exemple. Les coûts liés aux traitements et à l’archivage des documents et des données se trouvent également réduits.
Concernant les avantages écologiques, les empreintes environnementales de l’entreprise diminuent, ce qui soigne son image vis-à-vis de ses clients et de ses partenaires stratégiques.
De par ses nombreux avantages, l’Administration Publique encourage la démarche de la dématérialisation des processus et des documents RH. Entre autres, les nouvelles dispositions du code de travail (Article L3243-2 du code du travail issu de la loi du 12 mai 2009) donnent la possibilité aux employeurs de dématérialiser les bulletins de paie de leurs collaborateurs. La dématérialisation facilite grandement le suivi, et offre une meilleure traçabilité et un certain gain de temps.