Dématérialisation

Dans le cadre du fonctionnement de l’entreprise, la question du temps est toujours un aspect important à considérer. Aujourd’hui, l’avancée des nouvelles technologies permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de gagner en productivité. Il existe en effet toutes sortes de technologies en rapport avec la dématérialisation des documents et qui favorisent  le traitement rapide des données numériques ou matérielles. Lorsqu’on parle de l’automatisation des opérations sur documents, la technologie RAD/LAD ou plus exactement la reconnaissance et lecture automatique de documents est souvent mentionnée. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Comment le procédé fonctionne-t-il et quels en sont les avantages principaux dans le cadre d’une entreprise ?

Qu’est-ce que la lecture et la reconnaissance automatique de documents ?

lad-radÀ première vue, la lecture automatique de documents peut paraître très simple. On peut tout d’abord effectuer un déchiffrage sur un format papier ou directement effectuer la lecture électroniquement. Pour mieux comprendre le processus, il faut parler de plusieurs détails. En premier lieu, les lots de documents passent par des scanners de production pour y être numérisés. Ensuite, une classification automatique se fait par des moteurs de reconnaissance de caractères tels que l’OCR par exemple. La reconnaissance de caractères peut s’effectuer en deux niveaux, c’est-à-dire que lorsque l’OCR n’arrive pas déchiffrer le caractère, l’ICR ou reconnaissance intelligente fait son travail. Celui-ci fonctionne suivant une logique Puis, ce tri est suivi par une extraction des données pertinentes contenues dans les documents afin de procéder à un traitement efficace. Pour finir, les informations numérisées sont intégrées dans la gestion électronique de documents et le processus métier. La lecture automatique de documents se rallie énormément avec la gestion électronique de documents. En effet, on passe tout d’abord par une phase de numérisation pour ensuite il y a le processus de traitement qui est à peu près le même.

Cette digitalisation du processus de travail fait partie de l’archivage électronique qui va permettre la gestion des données, la conservation des documents qui auront alors une véritable valeur juridique pouvant servir à l’entreprise.

Les avantages de la technologie RAD/LAD

La reconnaissance comme la lecture automatique de documents favorisent toutes les deux une automatisation du traitement des données. Elles présentent donc, chacune d’elles des avantages spécifiques proches de ceux de la dématérialisation dans le cadre du fonctionnement d’une activité. Par exemple, en procédant à une dématérialisation des factures ou de bons de commande, on augmente considérablement le taux de productivité ainsi que le gain de temps en matière de procédure. Ainsi, il est indéniable que le traitement des données sera plus accéléré, car les tâches manuelles d’indexation et de saisie seront éliminées. Également, le système informatisé à travers la lecture et reconnaissance automatique de documents permet de dématérialiser toutes sortes de documents. La reconnaissance automatique permet pour sa part de reconnaitre un type de document à partir d’un critère déterminé. Ce dernier peut être un logo, la place d’une référence ou un signe particulier. La lecture automatique quant à elle permet de récupérer un certain nombre d’informations à partir de plusieurs types de supports comme un chèque ou encore une facture. De plus, on peut classer un grand nombre de données dans un document numérisé pour assurer l’intégrité et la traçabilité. On peut assurer dans ce cas la sécurisation et la conservation des données, telles que les factures clients ou les bulletins de paie par exemple. L’archivage des documents à l’aide de la reconnaissance et lecture automatique favorise donc la productivité et la rapidité du processus de métier concerné. Pour faciliter l’utilisation de la technologie, il existe aujourd’hui de nombreux  fournisseurs et leaders dans les solutions digitales qui proposent le service en ligne ou en mode Saas.