gestion des contrats

La dématérialisation des contrats promet de nombreux avantages pour l’entreprise qui choisit de la mettre en œuvre. Elle permet en effet de rédiger, de gérer et de stocker plus efficacement et plus rapidement les contrats en ligne, et ce, en toute sécurité.

Pour la sécurité des échanges

En plus d’assurer un gain d’argent, de temps et de productivité, la dématérialisation des factures et la dématérialisation de la gestion des contrats en général permet aux entreprises de mieux gérer leurs documents internes. En plus de simplifier la rédaction, la gestion et la signature des contrats, vu que tout se fait en ligne, la solution aide à sécuriser les échange avec les fournisseurs et les clients. Cet aspect collaboratif se ressent notamment sur les relations avec les collaborateurs, surtout avec les salariés qui gagnent en productivité.

D’une part, les risques de fraudes et d’erreurs sont réduits et les accès aux informations confidentielles sont plus sécurisés grâce aux logiciels dédiés. D’autre part, la dématérialisation de contrats améliore les performances de l’entreprise et lui permet de simplifier la rédaction et la gestion de ses contrats. Contrairement au processus papier, la numérisation des documents se fait à moindres frais et même si l’investissement de départ reste assez conséquent, la rentabilité de ce type de solution se ressent rapidement. La mise en place de la dématérialisation des contrats aide également à sécuriser les contrôles et audits. Comme il est possible de paramétrer les fonctionnalités du logiciel de sécurité, cela permet de personnaliser la solution en fonction des besoins de l’entreprise.

Pour améliorer les process

améliorer le processLa dématérialisation des contrats permet également de contrôler les échéances. L’entreprise est tenue au courant lorsque les contrats arrivent à terme, ce qui évite de payer les pénalités. Comme les contrats sont stockés sur une même plateforme en ligne, l’accès est simplifié et il est plus simple d’archiver les documents et de les retrouver plus facilement par la suite. L’entreprise gagne ainsi en productivité et il est plus facile de récupérer les contrats ou d’apporter des modifications, car il suffit de quelques clics pour procéder aux changements ou à l’envoi des dits documents. Le process s’en voit ainsi amélioré et l’équipe n’a plus à s’atteler à des tâches à faible valeur ajoutée.
Les collaborations s’en trouvent également améliorées et si le logiciel est associé à un outil de dématérialisation de factures alors, les avantages s’en ressentiront deux fois plus. Le traitement des documents et les échanges ne prennent en effet que quelques minutes. Le chef d’entreprise peut consulter l’historique de ses contrats plus rapidement et peut l’utiliser pour renégocier les termes de celui-ci lorsqu’il touchera à sa fin. Encore une fois, les risques de pertes et de fraudes sont réduits et si la collaboration en interne est déjà améliorée, il en sera de même pour les relations avec les tiers à savoir les fournisseurs et les sous-traitants. L’entreprise peut établir un climat de confiance mutuelle avec ses collaborateurs, ce qui réduit les risques de litige. Enfin, le recours à une solution de dématérialisation des contrats permet d’améliorer le stockage tout en limitant l’utilisation du papier, permettant ainsi à l’entreprise de réduire son impact écologique.